Развитие ситуации с пандемическим кризисом усилила необходимость дистанционного проведения работ и стала одним из важных требований к внедрению проекта.

Команда First Line Software предлагает широкий спектр возможностей удаленного запуска систем управления складами (WMS) на разных фазах, кроме того, имеет опыт по внедрению данных систем в дистанционном режиме.

Этапы внедрения проекта

Ступень 1. Создание ИТ-спецификации

Разработка ИТ-спецификации в удаленном режиме с помощью средств онлайн-связи (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype).

Достоинства удалённого режима по данному виду работ:

1. Отсутствие поездок – нет расходов, проблем с размещением и прочих проблем с командировками;
2. Возможная экономия времени, если кейсы простые.
3. Возможности итеративной работы.

Недостатки отсутствия очного общения:

1. Возможность увидеть склад, лучше понять бизнес-процессы, лично поговорить с сотрудниками.
2. В сложных кейсах, требующих совместного принятия решений, может потребоваться больше времени.
3. Вероятность упустить какой-то нюанс, например, заказчик считает какой-нибудь процесс очевидным (хранение паллет разной ширины), однако в системе это нужно конфигурировать отдельно, и есть требования по топологии склада.

Другими словами, при удаленном обсуждении и подготовке спецификации требуется большее внимание к сбору требований от заказчика. Это обоюдная работа: поставщику нужно задать как можно больше уточняющих вопросов, заказчику предоставить как можно больше материалов.

Ступень 2. Разработка и настройка модели

Вторая ступень внедрения обычно проходит в лаборатории поставщика, здесь нет отличий в очном и заочном подходе. Возможным исключением может быть внедрение коробочных систем, при котором настройки проводятся непосредственно на объекте. Однако существенным недостатком является последний этап этой фазы - демонстрация модели заказчику непосредственно в лаборатории поставщика. 

В First Line Software при разработке софтверных решений данный этап является очень важным: первое очное знакомство заказчика с доработанным решением, очные встречи, обсуждения по поводу возможных несоответствий результата и первоначальных требований и т.д. Основная задача дистанционного запуска — донести до заказчика полную картину и представление о работе системы до начала пользования.

Отсутствие, либо упрощенная дистанционная версия такой дискуссии, может привести к тому, что заказчик не будет иметь полного представления о работе системы до начала пользования. 

Мы предлагаем следующее решение этой проблемы – внедрение методики изучения и тестирования системы по принципу step-by-step, которая позволит заказчику последовательно пройти все бизнес-процессы с максимально возможной визуализацией.

Ступень 2+. Описание документов для удаленного запуска по принципу step-by-step

Для удаленного запуска склада готовятся два опорных документа:

1) С пошаговым описанием каждого бизнес процесса:

• Описание бизнес-процесса
• Инструкция для ручной настройки и проверки базы данных перед началом работы
• Поэтапное выполнение бизнес-процесса с изображением необходимых диалогов
• Инструкция для контроля результатов.

2) Для ввода в эксплуатацию и тестирования склада.

• Описание кейса
• Ожидаемый результат
• Комментарий
• Перечень диалогов для контроля и проверки результатов
• Что делать в случае ошибки, какую информацию, какие логи сохранить
• Контакты разработчиков на случай ошибки.

Ступень 3. Обучение

Обучение персонала – одна из сложных фаз при дистанционном внедрении. В обучении работы с WMS основной упор делается на практические занятия: простые, функциональные, приближенные к действительности.

При организации практических удалённых занятий необходимо учитывать:

1) Обычно обучение проводится в классе. Cкладские сотрудники, операторы и диспетчеры плохо воспринимают информацию, оторванную от реальности: симуляцию на экране компьютера. Поэтому необходимо заручиться поддержкой кого-то из руководящего персонала на местах, чтобы процесс обучения прошел максимально гладко и эффективно. А в случае необходимости, человек мог что-то лично показать.

2) Обучаемые обычно плохо мотивированы.

В этом случае может помочь обучение наиболее мотивированных сотрудников на руководящих позициях, которые в свою очередь смогут очно обучить всех остальных. Это может означать отход от общепринятой методологии обучения и переход к практике, при которой обучение производится на более ранних фазах внедрения.

Ступень 4. Запуск

Удаленный запуск – самый сложный этап при дистанционном внедрении. Основная проблема здесь заключается в том, что поставщик не включен в реальную картину ситуации на складе, а понимает ее только со слов заказчика.

Какие сложности могут возникнуть:

1) Увеличенное время реакции поставщика на проблему.

2) Усложняется путь и уменьшается набор средств информирования о проблеме: звонок или письменное сообщение о проблеме не заменят общения в реальности.

3) Как следствие, отсутствие полноты картины у поставщика, недостаточная, несвоевременная и противоречивая информация от заказчика.

4) Технические проблемы: отсутствие связи, удаленных сессий на сервере, прав доступа и пр.

Здесь помогает подготовка специалистов заказчика к возможным проблемам, а также максимально возможное приближение исполнителя к ситуации, вплоть до визуального — с помощью систем видеонаблюдения.