Продажа и запуск системы управления на складе предполагали достаточно длительное очное общение команд Поставщика и Заказчика как на стадии предварительных работ (включая осмотр складских площадок), так и на стадии внедрения, особенно на первых и последних фазах процесса

Постепенно с развитием экспертизы продаж и внедрения, а также появлением и развитием удаленных средств для коммуникации цепочки Заказчик-Поставщик часть процессов стала проходить в онлайн режиме, развитие ситуации с пандемическим кризисом только усилила необходимость дистанционного проведения работ и стала одним из востребованых требований к внедрению проекта. С 2020 года команда First Line Software предлагает широкий спектр возможности удаленного запуска WMS на разных фазах в соответствии с общепринятой методологией внедрения, с учетом имеющейся практики и экспертизы по внедрению в дистанционном режиме.

Этапы внедрения проекта

Ступень 1. Создание ИТ спецификации (документ TO BE)

Разработка ИТ спецификации в удаленном режиме с помощью существующих средств онлайн связи (Zoom, Microsoft Teams, Google meets, Skype).

К достоинствам данному виду работ относится:

1. Отсутствие поездок – нет расходов, нет проблем с размещением и прочих проблем с командировками.
2. Возможная экономия времени, если кейсы простые.
3. Отсутствие жестких временных рамок.

К недостаткам отсутствия очного общения можно отнести следующие факторы:

• Возможность очно посетить склад, увидеть все бизнес процессы на месте как очевидец, лично поговорить с сотрудниками, которые не будут вовлечены в процесс разработки решения, но их мнение полезно учесть – все это дает возможность глубже и быстрее Проблематика внутрискладской логистики вникнуть в процессы, происходящие на конкретном складе.
• При сложных кейсах, требующих обсуждения, понимания процессов и совместного принятия решений, удаленный формат может потребовать больше времени.
• В случае, если речь идет про уже существующий склад с набором работающих процессов, которые нужно изменить, либо реализовать, то при удаленном общении существует вероятность упустить какой-то нюанс. Например, Заказчик считает какой-нибудь процесс очевидным (например, хранение паллет разной ширины) и, не требующим отдельного обсуждения, однако в системе это нужно конфигурировать отдельно и есть требования по топологии склада. Другими словами, при удаленном обсуждении и подготовке спецификации требуется большее внимание к сбору требований от Заказчика. Это обоюдная работа: Поставщику нужно задать как можно больше уточняющих вопросов, Заказчику предоставить как можно больше материалов
• Люди устают больше, сидя перед монитором.
• У людей больше возможностей отвлечься на другие проекты, вопросы, проблемы.

Ступень 2. Разработка и настройка модели

Вторая ступень внедрения как правило проходит в лаборатории Поставщика и здесь нет отличий в очном и заочном подходе коммуникации. Возможным исключением может быть внедрение коробочных систем, при котором настройки проводятся непосредственно на объекте. Однако существенным недостатком является последний этап этой фазы - демонстрация модели Заказчику непосредственно в лаборатории Поставщика. В First Line Software при разработке софтверных решений данный этап является очень важным – первое очное знакомство Заказчика с доработанным решением, очные встречи, обсуждения по поводу возможных несоответствий результата и первоначальных требований и т.д. К основной задаче дистанционного запуска на данном этапе относится то, чтобы донести до Заказчика полную картину и представление о работе системы до начала пользования.

Отсутствие либо упрощенная дистанционная версия такой дискуссии в результате может привести к тому, что Заказчик не будет иметь возможности полного представления о работе системы до начала пользования. Мы предлагаем следующее решение этой проблемы – внедрение разработанной на этом этапе методики изучения и тестирования системы по принципу step-by-step, которая позволит Заказчику последовательно пройти все бизнес процессы с максимально возможной визуализацией.

Ступень 2*. Описание документов для удаленного запуска по принципу step-by-step

Для удаленного запуска склада готовятся два опорных документа:

1) С пошаговым описанием каждого бизнес процесса:

• Описание бизнес-процесса
• Инструкция для ручной настройки и проверки базы данных перед началом процесса работы
• Поэтапное выполнение бизнес-процесса с изображением необходимых диалогов
• Инструкция для контроля результатов

2) Для ввода в эксплуатацию и тестирования склада.

• Описание кейса
• Ожидаемый результат
• Комментарий
• Перечень диалогов для контроля и проверки результатов
• Что делать в случае ошибки (какую информацию сохранить, какие логи сохранить)
• Имя разработчика для контакта в случае ошибки

Ступень 3. Обучение

Обучение персонала – одна из сложных фаз при дистанционном внедрении. Процесс всегда делится на теорию и практику. В обучении работы с WMS основной упор делается на практические занятия: он прикладные, простые, функциональные и приближены к действительности, поэтому легче усваиваются.

При организации практических занятий на удаленной основе необходимо учитывать следующее:

1) Обычно обучение проводится в классе. Cкладские сотрудники, операторы и диспетчеры, плохо воспринимают информацию, оторванную от реальности: симуляцию на экране компьютера. Поэтому необходимо заручиться поддержкой кого-то из руководящего персонала на местах, чтобы процесс обучения прошел максимально гладко и эффективно. А в случае необходимости, человек мог что-то лично показать на местах.

2) Обучаемые плохо мотивированы – это, как правило, общее состояние обучаемых.

В этом случае может помочь обучение наиболее мотивированных сотрудников на руководящих позициях, которые в свою очередь смогут очно обучить всех остальных. Это может означать отход от общепринятой методологии обучения и переход к практике, при которой обучение производится на более ранних фазах внедрения.

Ступень 4. Запуск

Удаленный запуск – самый сложный этап при дистанционном внедрении. Основная проблема здесь заключается в том, что Поставщик в процессе этого важейшего этапа не включен в реальную картину ситуции на складе, понимает ее только со слов Заказчика.

Какие сложности могут возникнуть:

1) Увеличенное время реакции Поставщика на проблему.

2) Усложняется путь и уменьшается набор средств информирования о проблеме: аудиозвонок, письмо и тикет не заменят общения в реальности.

3) Как следствие, отсутствие полноты картины у Поставщика: недостаточная, несвоевременная и противоречивая информация от Заказчика.

4) Технические проблемы: отсутствие связи, удаленных сессий на сервер, прав доступа и прочего

Здесь в помощь для разработчиков – максимально глубокая подготовка специалистов Заказчика к возникающим в проессе ввода в эксплутацию трудностей, максимально возможное приближение Исполнителя к ситуации, возможно визуальное с помощью системы видеонаблюдения.